Où organiser un événement professionnel à Genève ?

Le choix du traiteur ou du restaurant est primordial si on veut assurer la réussite de l’événement. Il faut avant tout tenir compte de la réputation du prestataire : savoir-faire, expérience, qualité de service, etc.

En optant pour un restaurant ou un service traiteur haut de gamme à Genève ayant déjà fait ses preuves auprès d’une clientèle exigeante, vous pouvez être sûr que l’organisation de cette journée sera à la hauteur de vos attentes. Celui-ci peut vous aider à rechercher la salle de réception et vous conseiller dans le choix des différents prestataires. Son équipe peut aussi s’occuper de la décoration pour que tout soit en harmonie avec votre style ou le thème que vous avez choisi.

Pour votre événement professionnel à Genève, faites confiance à Signé EHG

À votre demande, nous pouvons impressionner vos convives avec des shows culinaires ou rester discrets tout en restant réactifs aux besoins de chaque invité.

En faisant appel à nos services de restauration pour votre événement professionnel, nous mettrons tous nos talents au service de votre événement afin qu’il soit unique.

Il existe de nombreux événements professionnels qui jalonnent l’année pour une entreprise. Ces rendez-vous n’ont pas tous la même ambition ni la même vocation. Parmi eux, citons notamment :

• le séminaire incentive ou team-building
• la convention stratégique
• les soirées de lancement produit ;
• la conférence ;
• le voyage de récompense ou incentive ;
• le départ à la retraite ;
• les soirées d’entreprise ;
• les journées portes ouvertes ;

Pour la fixer, étudiez les événements organisés dans votre région sur la même cible pour éviter les interactions.

Préférez les mardi et jeudi et évitez les vacances scolaires et périodes de forte activité dans le métier ou secteur d’activité que vous visez.

Comment savoir type d événement choisir pour ne pas se tromper ?

• Bien définir sa cible et ses objectifs. L’événement doit être intégré dans la stratégie globale de communication.

  • Définissez donc quel est votre but :
    • Dois-je séduire de nouveaux prospects ?
    • Lancer une nouvelle offre sur le marché ?
    • Fidéliser mes clients ?

• Choisissez le moyen le plus adapté à votre objectif et à votre cible.

  • Il existe de nombreux types d’événements : séminaire, petit-déjeuner d’affaires, conférence, vernissage, exposition, salon, soirée, événement VIP.

• Établir un plan de communication

  • Afin que votre “cible” assiste à l’événement, il faut l’en informer.
  • Si la cible est réduite et précise, le mieux est d’envoyer une invitation à tous les contacts (Email, ‘carton’ pour les VIP…). N’hésitez pas à relancer par téléphone suite à l’envoi. Les critères de réussite résident dans la base à laquelle vous enverrez l’invitation et dans le graphisme et l’accroche que vous aurez choisis.

• Choisir le lieu idéal ou comment trouver une location salle pour un événement professionnel

• • Vous pouvez réaliser votre manifestation dans vos locaux, dans une salle de séminaire, dans un lieu décalé, dans un lieu chargé d’histoire…
    • Le choix se fera en fonction du message que vous souhaitez faire passer, de l’image que vous souhaitez véhiculer (haut de gamme, moderne, écologique,..) et du ton que vous voulez donner à votre événement.
    • Avec son concept de restauration Signé EHG répond en tous points à vos demandes possible.

• Soignez la signalétique, l’accueil (badges, café d’accueil), l’animation, respectez au mieux l’agenda prévu, et laissez une trace aux visiteurs (goodies, documentation,…).
• Préparez un questionnaire d’évaluation et incitez les participants à le remplir. Ne négligez pas les absents mais envoyez-leur les présentations ou contactez-les directement.
• Un des objectifs est de faire du networking, tous vos invités sont là c’est le moment d’en profiter

Contrairement à la décoration d’intérieur, qui va modifier un lieu en substance et de manière définitive, la décoration événementielle est éphémère : c’est l’art de transformer un lieu en l’espace de quelques heures ou de quelques jours pour faire passer un message.

Elle doit s’adapter :

• Au lieu existant sans toucher à sa structure,
• Agir sur les couleurs, les lumières
• Agir sur les sons pour stimuler les sens afin de créer un sentiment d’appartenance.

Exploitez votre événement en mesurant le nombre de présents comparé à votre objectif, en recontactant tous les participants et en suivant les projets à court terme s’il y a.

Si vous avez de nouveaux contacts, entrez les dans votre base clients et si vous pouvez, inscrivez cet événement dans la continuité (créez des cycles, d’autres types d’événements sur le même thème ou sur des solutions complémentaires, une newsletter pour cette communauté,…).

L’invitation revêt une importance capitale lorsqu’il faut organiser un événement impactant.

Pour que votre événement soit une réussite, au-delà du choix d’un lieu, il faut que les convives répondent présents.  Vos invités ayant souvent un agenda bien rempli, il est impératif de les informer de l’événement suffisamment en amont pour assurer leur présence et ajuster vos besoins.

Voici deux points a surtout ne pas négliger :

• Le save the date
• Le coupon réponse

Le save the date et le coupon réponse vont vous permettrent de gagner du temps car vous connaîtrez ainsi “approximativement” le nombre d’invités qui répondront présents, de plus cela vous donnera une meilleure visibilité sur le nombre de convives inscrits ou présent au fil de l’événement.