Organiser votre séminaire au restaurant à Genève

Le séminaire : C’est l’événement privilégié de pour donner / informer vos employés.

Il s’agit de l’événement le plus important pour les entreprises, mais on a tendance à considérer tous les événements comme des séminaires.

C’est le concept généralement admis des événements d’entreprise. Ce n’est pas pour rien qu’il en existe plusieurs types :

• séminaires stratégique,
• séminaires de motivation,
• séminaires de gestion,
• séminaires de vente,
• séminaires clients…..

Cependant, l’objectif principal de tout séminaire est de réunir et d’informer vos employés, et/ou d’un thème ou d’un projet commun.

Elle peut être organisée sur un ou plusieurs jours au sien de votre entreprise ou au restaurant. Toutefois il est généralement plus efficace de sortir les équipes de leur environnement de travail pour les garder plus engagées et motivées. Les événements hors site ont tendance à être des formats plus populaires, car ils permettent de briser la routine.

Ce type de séminaire organisé à l’extérieur, outre son dépaysement  peut également contribuer à   tisser des liens entre collègues. Alternez les activités ludiques et les séances de travail, et ce, tout en laissant des moments de détente aux participants qui pourront ainsi se relaxer ou échanger leurs impressions.

L’organisation d’un séminaire est toutefois essentielle pour les sociétés car elle aura un impact sur la performance des équipes et donc sur la productivité de l’entreprise dans son ensemble.

Organiser votre séminaire au restaurant à Genève

Quel que soit le lieu du séminaire, il est impératif que la ou les salles de réunion soient confortables et suffisamment grandes pour les participants et pour le type d’activité prévu. Si des meetings en petits groupes sont nécessaires, par exemple, il doit y avoir suffisamment d’espace pour que ceux ci puissent travailler et participer de manière autonome les uns par rapport aux autres.

Le moment est venu de fixer la date idéale pour votre séminaire. Les différentes options de date doivent être soigneusement évaluées pour éviter que les invités ne soient pas disponibles.

Vous devrez choisir une date à laquelle la majorité des participants seront disponibles. Évitez les périodes où votre public cible est susceptible d’être en vacances, ou les jours fériés et les jours de fête nationale.

Avant de fixer une date définitive, il est également important de demander aux participants s’ils sont disponibles.

Indiquez le contenu exact, où vous obtiendrez l’information, qui la donnera et comment elle sera présentée. Incluez un programme ou un ordre du jour, avec les heures de début et de fin de chaque partie du séminaire.

N’oubliez pas d’inclure les pauses. Rédigez une liste des documents dont vous aurez besoin, tels que les documents de cours, un cahier d’exercices et les orateurs que vous inviterez.

Pourquoi ne pas organiser un team building ?

Vous allez me dire qu’un séminaire est un événement team building en lui-même.

Participer à un team building équivaut a faire des activités de cohésion qui permettent de créer ou de renforcer les liens existants et ainsi, faire en sorte que les participants / collaborateurs se découvrent sous un nouvel angle et renforcent ensemble une unité et un esprit d’équipe.

Apreès cela dépend des besoins de votre société et de ce que vous souhaitez faire ressortir du team building.

Il est logique de ne pas proposer la même activité à votre équipe commerciale qui a besoin de challenge et de compétition, et à votre équipe de IT ou de support informatique qui sera plus stimulée par des activités de stratégie.

Consacrer un temps à une activité de cohésion pendant un séminaire ou une journée d’étude et un plus qu’il ne faut pas négliger de nos jours.

Pour que votre séminaire soit dans toutes les têtes et qu’il motive vos équipes à se dépasser pour y retourner, il faut une bonne communication.

Pour cela rien de tel que de préparer quelques goodies pour vos collaborateurs :

• des bandanas ou des casquettes avec le logo de votre entreprise.
• Si le budget le permet, il est même possible de créer des t-shirts en fonction de la répartition des équipes et la couleur de l’équipe qu’ils défendront lors du teambuilding

Salle à manger :

Si votre séminaire prévoit un déjeuner ou un dîner, veillez à ce que la salle soit suffisamment grande pour accueillir le nombre de participants prévu.

Options alimentaires :

Assurez-vous que le traiteur ou le restaurateur propose au moins deux choix de plats différents (voir une alternative végan). Si vous faites un effort supplémentaire pour tenir compte des habitudes alimentaires de vos clients, vous améliorerez leur confort général et don c leur bien être.

Utiliser la technologie pour maintenir l’intérêt des participants set devenu essentiel. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la plupart des gens sont habitués à voir des graphiques ou des vidéos pour appuyer les mots qu’ils entendent. Faites appel à cet état d’esprit et intégrez l’audiovisuel dans la planification de votre réunion.

Les ordinateurs projetés sur grand écran, les applications tels que Kahoot (application en ligne permettant de générer des quizz ou QCM interactifs) et les présentations Smart Board ( tableau blanc interactif ), qui encouragent l’interaction sont un changement bienvenu par rapport aux longues présentations PowerPoint habituelles.

Assurez-vous de tester la technologie d’abord. La dernière chose dont vous avez besoin est de vous énerver parce que l’ordinateur portable ne fonctionne pas ou que vous ne pouvez pas passer en revue vos supports visuels quand vous en avez besoin. Si la technologie n’est pas votre point fort, demandez à quelqu’un d’autre de faire un essai avant le séminaire.

C’est l’une des parties les plus importantes de la planification d’un séminaire ou d’une conférence. L’attention portée aux détails vous évitera des revers financiers, il est donc impératif de ne pas sous-estimer ou surestimer les coûts.

Si vous avez des fonds disponibles spécifiquement alloués à votre événement, vous pouvez contourner ce budget. Sinon, vous devez d’abord prévoir les coûts et ensuite déterminer le montant que vous devez réunir pour tout couvrir.

Voici quelques-uns des éléments que vous pouvez inclure dans vos frais :

• • le lieu où se déroule la journée ou la soirée d’ entreprise ;
  • le nombre de personnes participantes ;
  • la durée du séminaire (généralement de 24 à 48 heures) ;
  • les activités prévues pour animer ;
  • l’hébergement éventuel en cas de séminaire durant plusieurs jours ;
  • la prise en charge des transports ;
  • la restauration.

Certaines dépenses telles que les activités ludiques cachent des frais multiples dont notamment le personnel d’animation qui doit être professionnel et spécialisé. La réussite de l’ensemble de l’événement repose bien souvent sur la qualité des interventions, surtout s’il s’agit d’un séminaire de type team building ou destiné à l’intégration de nouvelles recrues.

Vos objectifs ont été précisément définis au moment de l’organisation du séminaire, ont-ils été atteints ?

Cette question revient souvent une fois l’évènement terminé. Pour pouvoir y répondre de manière satisfaisante, i faut mettrens en place un plan d’évaluation qui va permettre de savoir si le séminaire est une réussite et quels pourraient être les améliorations à prévoir pour les prochains séminaires.

Demander l’avis aux participants à travers un formulaire de satisfaction digital et un devenu un must. Certaines retombées sont difficilement quantifiables mais le choix du type de séminaire avec des activités team-building est souvent perçu par les collaborateurs comme une récompense du travail effectué et valorise l’image de votre société auprès de ces derniers.